Il significato della comunicazione è nella risposta ottenuta, indipendentemente dall’intenzione. Quante volte a scuola, in famiglia o sul posto di lavoro sbuffiamo, ci arrabbiamo e disperiamo perché l’interlocutore non comprende quanto vogliamo trasmettere?

Un completo allineamento fra le parti è fondamentale in ogni attività, soprattutto lato business: per questo è fondamentale stilare un documento di brief in grado di descrivere tutte le informazioni in modo semplice, completo e dunque comprensibile. 

Il documento di brief

Citando Wikipedia, il brief è un documento riepilogativo programmatico, ricondotto principalmente all’ambito pubblicitario, in cui sono racchiusi i riscontri a domande mirate allo sviluppo di un progetto.

Di primo acchito potrebbe sembrare l’ennesimo file di riepilogo salvato sul computer, o ancor peggio come l’ultimo foglio da inserire nella valigetta che porti con te agli appuntamenti, ma la verità è che tale strumento toglie molto spesso le castagne dal fuoco.

Se non è mai rientrato nelle procedure, fai un piccolo sforzo e comincia ad abituarti, perché il suo utilizzo evita imbarazzi, equivoci e soprattutto perdite di tempo.

Quando utilizzare il documento di brief

Ogni volta in cui l’incontro o il colloquio fra più parti può rappresentare il via ad un’azione. Nel mio caso, ne faccio ampio uso per l’elaborazione di proposte operative e commerciali: adotto uno schema molto trasversale, applicabile più o meno a tutte le realtà.

Che tu sia amante dei mezzi tradizionali o del digitale poco importa, basta che lo stampato che compilerai a mano o il foglio di lavoro da completare a pc contengano tutte le domande necessarie per avere una panoramica completa. Ricorda: la bontà del risultato finale sta nella capacità di ascolto, elaborazione e annotazione degli attori in questione.

Il contenuto del documento di brief

Ok, ti sei messo di buona volontà e hai deciso di stilare un file coi fiocchi, da tenere presente durante gli appuntamenti: ma che inseriamo all’interno del documento di brief?

Ecco le voci più rilevanti:

Azienda committente e nominativo del referente

Può sembrarti banale, ma se hai la stessa memoria del 90% delle persone, un minuto dopo aver stretto la mano a qualcuno non ricorderai il suo nome. Perciò è bene prendere immediatamente nota, riportando poi l’impresa di riferimento e il settore in cui agisce.

Ottieni un racconto preciso della sua offerta sul mercato, per entrare subito nella parte. Cerca di conoscere i motivi per cui un cliente debba preferire il tuo interlocutore rispetto agli altri, gli elementi caratterizzanti ed eventuali debolezze.

Obiettivi

Che si parli di rafforzare la notorietà del brand, promuovere un prodotto o servizio, aumentare il numero di vendite online o migliorare il coinvolgimento dei clienti, metti subito in chiaro le reciproche aspettative.

Se ti sembra che i concetti espressi dal cliente siano un po’ fumosi, abbi cura di riportarlo sui giusti binari con degli esempi: individuare la meta è il primo passo per capire le azioni da mettere in pratica e le modalità di misurazione delle performance.

Attività ed esperienze precedenti

Quali iniziative sono state attuate in passato, secondo quali modalità e con quali risultati? Verifica se necessario dare una linea di continuità o rottura a livello di immagine e i motivi per cui ogni singolo processo si è svolto.

Identificare la strategia di partenza (sperando che ci sia stata…) è un bel vantaggio per capire quale sarà il principio della collaborazione. 

Mercato, target e principali competitor

Anche se hai l’illusione di conoscere appieno il contesto in cui il cliente opera, presta attenzione alle sue parole: è lui a vivere in prima persona le dinamiche, e un punto di vista ulteriore non è mai sprecato.

Traccia un identikit delle persone da raggiungere (se ti risponde “Tutti” sei autorizzato ad alzarti dalla sedia e andartene) e fatti dare i nomi dei concorrenti, coi rispettivi punti di forza.

Arco temporale

Entro quale lasso di tempo si conta di completare le operazioni, o di fare il punto sull’andamento dei vari step? Fissare delle scadenze e metterle per iscritto equivale a una sorta di impegno morale fra le parti.

Nel caso in cui ti venga detto a chiare lettere “Mi serve per ieri” forse è il momento di far presente che la bacchetta magica ancora non ce l’abbiamo, e una strategia non si improvvisa. A ogni modo, quando non c’è un’indicazione di massima, sono io a fornire una timeline indicativa compatibile coi passaggi da effettuare.

Chi-fa-cosa

Il cliente deve rimboccarsi le maniche e fornirti del materiale? Si tratta di un progetto “chiavi in mano” in cui pensi praticamente a tutto tu? Delimitare i rispettivi ruoli contribuisce a far sentire l’interlocutore coinvolto, in possesso di alcune responsabilità alle quali non può sottrarsi per la buona riuscita di quanto richiesto.

Budget

Arrivati a questo punto, bisogna ottenere con grande schiettezza un ordine di grandezza per l’investimento. Non vuoi perdere giorni e giorni fra calcoli, simulazioni e valori economici per poi capire che chi ti sta di fronte voleva spendere il 5% di ciò che proponi, vero?

La richiesta del committente di essere trattato bene non basta: se devi realizzare un sito web, fai presente che questo può costare 2.000 o 20.000€, a seconda degli obiettivi, dei professionisti coinvolti, della mole di lavoro o del know how.

All’apparenza sembra una domanda delicata, un po’ spigolosa, ma permette di chiudere davvero il cerchio. Se il cliente è timoroso, non farti prendere dall’ansia: strappargli una valutazione è un punto di riferimento fondamentale.

Documento di brief: la tua esperienza

Mi sono espresso a chiare lettere: il documento di brief, visto all’inizio della mia avventura imprenditoriale come un surplus un po’ complesso da digerire, è diventato un’ancora di salvezza rispetto al tempo e alle risorse da dedicare.

Garantisce sintonia fra le parti, ti risparmia dall’effetto “Chi l’ha visto?” tipico del cliente scomparso alla visione di un progetto che non ipotizzava così impegnativo. Io lo allego ai preventivi forniti, sottolineando che la proposta è stata sviluppata in rapporto a quanto messo per iscritto: carta canta, le chiacchiere stanno a zero.

E tu, lo utilizzi? Ritieni di aver tratto spunti interessanti per migliorare l’approccio al cliente? Raccontami la tua esperienza!

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scritto da

Simone Puliafito

General Manager di Taeda Communication


Impegnato nel coordinamento delle risorse umane e nello sviluppo del business aziendale, è il fondatore dell'agenzia. Il suo motto? "Stare sempre sul pezzo!"

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